Métier / Comptabilité

• Contexte métier
• Glossaire
• FEC (Fichier d'écriture compatble)

Contexte métier

Le projet OpenRevision s'inscrit dans le cadre des activités de FIC Expertise, un cabinet spécialisé dans l'expertise comptable dédié aux établissements éducatifs tels que les écoles, centres de formation et micro-crèches. Ces structures, bien qu'ayant des besoins spécifiques en matière de comptabilité et de contrôle financier, doivent également respecter des obligations légales strictes et garantir une gestion rigoureuse de leurs finances.

Problématique actuelle

Actuellement, les processus de contrôle financier s'appuient largement sur des fichiers Excel complexes. Bien que ces outils soient familiers et flexibles, ils présentent plusieurs limites :

• Manque d'automatisation : Les contrôles nécessitent des manipulations manuelles répétitives, augmentant le risque d'erreurs humaines.
• Collaboration limitée : La gestion des dossiers est peu fluide, notamment en ce qui concerne l'attribution des tâches et le suivi des validations.
• Traçabilité insuffisante : Les processus actuels ne permettent pas toujours un suivi clair et centralisé des actions effectuées sur un dossier.
• Intégration limitée avec les systèmes tiers : Les données comptables et les documents doivent souvent être importés ou exportés manuellement, ce qui ralentit les opérations.

Ces limitations freinent la productivité des équipes et compliquent la conformité réglementaire.

🎥 Une démo est dispo sur ce lien

Objectifs du projet

Un document de comparaison entre la version actuelle et l'avenir de OR est disponible ici (origine du besoin, remis en partie en cause depuis)

Le projet OpenRevision vise à moderniser et optimiser le processus de contrôle financier en développant une application métier dédiée. Cette solution doit permettre :

1. L’automatisation des contrôles financiers : Remplacer les fichiers Excel par une interface intuitive qui exécute automatiquement les vérifications nécessaires.
2. Une meilleure collaboration entre les rôles : Intégrer un flux de validation clair entre les différents intervenants (contrôleurs, managers, expert-comptable signataire).
3. Une intégration fluide avec des API tierces :
   • MyUnisoft pour importer automatiquement les données comptables.
   • Netexplorer pour gérer efficacement les documents au sein d’une GED (Gestion Électronique de Documents).
   • SPAO pour transmettre les données finales après validation.

Il est possible que ces API soient remis en cause.

1. Une traçabilité renforcée : Centraliser toutes les actions dans un système unique offrant une vue complète sur l’état d’avancement des dossiers.

Rôles clés dans le processus

L'application repose sur une organisation structurée autour de trois rôles principaux :

• Admin : Gère les utilisateurs et le paramétrage de base de l'application au besoin.
• Contrôleur : Réalise les cycles de contrôle sur les dossiers attribués et valide leur conformité.
• Manager : Supervise le travail des contrôleurs, attribue les dossiers et valide leurs conclusions avant transmission à l’expert-comptable.
• Expert-comptable signataire : Effectue la validation finale légale et assume la responsabilité juridique des contrôles réalisés.

Enjeux pour FIC Expertise

En adoptant cette nouvelle solution, FIC Expertise cherche à :

• Centraliser les actions autour des contrôles et de leurs expertise préalable aux conseil en un seul outils.
• Réduire les délais nécessaires à la réalisation des contrôles financiers.
• Améliorer la qualité et la fiabilité des audits grâce à l’automatisation.
• Renforcer sa compétitivité en proposant un service moderne et performant à ses clients.
• Garantir la conformité avec les normes comptables et réglementaires applicables aux établissements éducatifs.

Vision à long terme

OpenRevision ne se limite pas à une simple migration technologique. L’ambition est de créer une plateforme évolutive qui pourra intégrer à terme :

• Un chat interne pour faciliter la communication entre utilisateurs.
• Des fonctionnalités avancées d’échange de documents directement via l’application.
• Une architecture modulaire permettant d’ajouter facilement de nouvelles API ou extensions selon les besoins futurs.

En conclusion, OpenRevision représente une étape clé dans la transformation numérique de FIC Expertise, en alignant ses outils métiers sur les exigences modernes tout en conservant son expertise sectorielle unique.

Glossaire

Si tu ajoutes un terme, fait en sorte de garder l'ordre alphabétique.

Brouillard  :

En comptabilité, le "brouillard" est un document de travail préliminaire qui recense toutes les écritures comptables dans leur ordre chronologique, avant leur report définitif dans les journaux et le grand livre. C'est un peu comme un brouillon des opérations comptables.

Compte :

Il s'agit d'un contenant qui va regrouper les écritures comptable liées au compte en question. On peut parler d'un compte fournisseur (qui regroupera alors les mouvements liés à ce fournisseur) ou d'un compte d'un type spécifique (Immo, prestations...)

Compte collectif :

Il s'agit d'un compte qui regroupera les écritures comptable de plusieurs comptes réunis. Par exemple, le compte unifié "fournisseur" pourra regrouper l'ensemble des écritures de tout les fournisseurs sélectionnés.

Contrôle :

Une vérification faite au sein d'une feuille de travail (validation chiffrée, réponse à une question, case à cocher). Un contrôle attend généralement un état particulier pour être valide.

Cycle :

Un cycle est un ensemble de contrôle se rapportant à un type de sujet. Un contrôle annuel est composé de 14 cycles.

Dossier :  

Un dossier fait référence à un organisme contrôlé dans OPEN REVISION. Un dossier peut avoir plusieurs contrôles annuels de sauvegardés (1 contrôle annuel par exercice)

Écriture comptable :  

Une écriture comptable est une opération consistant à enregistrer un flux financier à l'intérieur de comptes. Les écritures sont portées dans un document appelé journal.

Exercice :

Un exercice est une période sur laquelle est fait le contrôle d'un dossier. Il peut s'étendre sur une période de 23 mois maximum mais est souvent sur une période de 12 mois. Pour notre client, l'exercice s'étend souvent sur une année scolaire).
Un dossier a plusieurs exercices.

FEC :

Fichier des Écritures Comptable.
C'est un fichier normalisé dont le format est imposé par l'ordre des experts comptables qui regroupe toute la comptabilité d'un exercice en retraçant l'ensemble des écritures comptables de celui-ci.

Feuille de travail :

Dans un cycle, on retrouve plusieurs sections, nommées "feuille de travail", elles peuvent être compartimentées en thèmes (sous forme d'onglet) pour en faciliter la lecture. Une feuille de travail regroupe des contrôles.

Fournisseur :

En comptabilité, un fournisseur désigne une personne physique ou morale qui fournit des biens ou des services à une entreprise en échange d’un paiement. 

Journal :

En comptabilité, un journal est un document ou un registre dans lequel sont enregistrées de manière chronologique toutes les opérations financières et économiques d’une entreprise.
On peut résumer en disant qu'il s'agit d'une manière de "catégoriser" des écritures comptable. Cela nous permettra d'afficher, par exemple, toutes les écritures liées à la restauration, quelles que soient leur compte de rattachement.

Lettrage :

En comptabilité, le lettrage est une opération qui consiste à rapprocher et à associer des écritures comptables liées entre elles au sein d'un même compte.
Dans notre app, on utilisera un code à 3 lettres mais on peut trouver d'autres formats dans le FEC (selon l'outils d'origine du FEC).
La somme des écritures d'un lettrage doit toujours être égale à 0 (on dit "balancée").

Plan comptable :

C'est un fichier qui recense l'ensemble des comptes et des journaux d'un client chacun avec un identifiant unique et un libéllé.
Dans Open revision, le plan comptable nous permettra d'afficher les différents comptes (qu'ils contiennent des écritures ou pas) avec le bon nom et de connaitre les libellés des journaux appliqués aux écritures.

Soldé (comptes) :

Se dit d'un compte dont la balance est à 0.

FEC (Fichier d'écriture compatble)

Introduction au FEC

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un fichier normé par l'Ordre des Experts-Comptables, utilisé dans toute la France. Il est généré par tous les logiciels comptables et repose sur un exercice comptable (d'une durée maximale de 23 mois). Ce fichier, au format .txt, contient l'intégralité des écritures comptables d'une entreprise pour un exercice donné.Dans le cadre du projet OpenRevision, l’objectif est d’intégrer une gestion complète du FEC directement dans l’application, en remplaçant les traitements actuellement réalisés dans Sage. Cela inclut l’importation, la vérification, le traitement des données comptables et la gestion des comptes collectifs et du lettrage.

Problématiques liées au FEC

1. Performance : Les petits dossiers comptent environ 5 000 lignes dans le FEC, mais les plus volumineux peuvent atteindre plusieurs dizaines de milliers de lignes. Cela nécessite une gestion optimisée pour éviter les problèmes de performance lors de l'importation et du traitement en base de données.
2. Vérification des données : La somme des débits doit être strictement égale à la somme des crédits pour garantir l'intégrité du fichier.

   Si ce n’est pas le cas, l’importation doit être bloquée.

3. Gestion des comptes collectifs : Les comptes collectifs (par exemple, les comptes clients ou fournisseurs) nécessitent un regroupement spécifique et doivent être gérés de manière cohérente d’un exercice à l’autre.
4. Lettrage : Les écritures lettrées doivent s’équilibrer (somme débit = somme crédit). En cas de déséquilibre, une alerte doit être levée avec la possibilité de corriger manuellement.

Fonctionnalités à implémenter

1. Importation des données

• Plan comptable :
  • Importer une table spécifique pour chaque dossier contenant la liste des numéros de compte et leur libellé.
  • Vérifier que chaque numéro de compte est unique (erreur si un doublon est détecté).
  • Idem pour les journaux (dans le même fichier)
• FEC :
  • Importer le fichier pour un exercice donné.
  • Vérifier que la balance Crédit/Débit est égale avant d’enregistrer les données.
  • Associer les écritures importées au plan comptable correspondant.

2. Gestion des comptes collectifs

• Permettre à l’utilisateur de :
  • Sélectionner un compte et indiquer qu’il est "collectif".
  • Il devra définir une plage de comptes (exemple : 40400000001 à 404ZZZZZZZZZZZ) à regrouper sous un compte collectif principal (exemple : 40400000000).
• Contraintes :
  • Si un compte contient déjà des écritures, il ne peut pas être marqué comme collectif.
  • La gestion des comptes collectifs doit rester cohérente entre plusieurs exercices si le plan comptable n’a pas changé.
    • Si il a changé, le contrôleur devra réimporter un nouveau plan comptable

3. Vérification et calculs

• Vérification d’intégrité :
  • Contrôler que la somme des débits est égale à celle des crédits dans le FEC.
• Calculs dynamiques :
  • Calculer le solde d’un compte en temps réel comme étant la somme des écritures associées sur l'exercice (solde = débit – crédit).
• Gestion du lettrage :
  • Associer manuellement ou automatiquement (incrémentiel) des écritures pour les lettrer.
    • Le lettrage appliqué par notre app aura 3 lettres mais peut avoir un format différent à l'import
  • Lever une alerte si les écritures lettrées ne s’équilibrent pas et permettre une correction manuelle (ajout, suppression ou modification du lettrage).

4. Gestion des journaux

• Chaque journal doit inclure un code unique et un libellé descriptif.
• Possibilité d’ajouter ou de réinitialiser manuellement les journaux.
• Les journaux doivent être utilisés comme catégories pour organiser les écritures comptables.

5. Filtrage et affichage

• Ajouter des options de filtrage avancées pour rechercher rapidement parmi les comptes, les écritures ou les journaux.
• Afficher les informations suivantes pour chaque compte :
  • Solde total.
  • Mouvements détaillés (débits/crédits).

Processus global

1. Importation initiale :
   • Charger le plan comptable d’un dossier.
   • Importer le FEC correspondant à un exercice donné tout en vérifiant son intégrité.
2. Traitements :
   • Associer automatiquement les écritures aux comptes du plan comptable.
   • Identifier et gérer les comptes collectifs après importation du plan comptable.
3. Vérifications supplémentaires :
   • Contrôler que toutes les balances sont équilibrées (Crédit/Débit).
   • Identifier et signaler toute anomalie liée au lettrage ou aux regroupements collectifs.

Points spécifiques à prendre en compte

• Format du fichier FEC : Le fichier étant normé, il doit être lu correctement quel que soit le logiciel comptable utilisé pour sa génération.
  • Le séparateur peut être un ; ou une tabulation. Nous devons pouvoir gérer les 2 cas.
• Évolutivité : Prévoir une architecture capable de gérer efficacement de gros volumes de données sans compromettre la performance.
• Correction manuelle : L’utilisateur doit pouvoir ajouter ou modifier manuellement un compte ou un journal si nécessaire.

Conclusion

L’intégration complète du FEC dans Open Revision représente une avancée significative pour automatiser et centraliser la gestion comptable directement dans l’application. En prenant en charge l’importation, la vérification, le traitement des données ainsi que la gestion avancée des comptes collectifs et du lettrage, cette fonctionnalité permettra non seulement d’améliorer la productivité des collaborateurs mais aussi d’assurer une traçabilité accrue et une conformité stricte aux normes comptables françaises.