Rôles et droits des utilisateurs
Intro
Open Revision définit un modèle hiérarchique de rôles utilisateurs pour faciliter le processus de contrôle financier tout en maintenant l'intégrité des données et la séparation des responsabilités. Cette documentation présente en détail les différents rôles, leurs attributions et leurs interactions au sein du système.
L'application distingue cinq rôles principaux organisés selon une structure hiérarchique où chaque niveau supérieur hérite des droits des niveaux inférieurs :
- Observateur (utilisateur externe)
- Contrôleur
- Manager
- Expert-Comptable Signataire (ECS)
- Administrateur
La documentation sur la gestion des agences est complémentaire à celle-ci.
Gestion des profils utilisateurs
C'est dans un onglet "Utilisateur" que la création et la gestion des utilisateurs s'opère.
Cet onglet est visible dans le Dashboard.
Création de profil
Les profils utilisateurs requièrent les informations suivantes :
- Adresse email (le pseudo est extrait de la partie avant le @)
- Rôle attribué
- Rattachement :
- Agence(s) pour les rôles internes
- Dossier(s) pour les observateurs
Les profils ne peuvent pas être supprimés définitivement mais peuvent être archivés pour maintenir l'intégrité de l'historique des actions.
Détail des rôles
Observateur
L'Observateur est un utilisateur externe avec des droits d'accès limités en lecture seule.
Caractéristiques principales :
- Rattaché à un ou plusieurs dossiers spécifiques
- Accès en lecture seule avec des permissions personnalisables
- Ne peut pas modifier les données ou les états des contrôles
Gestion :
- Peut être ajouté par tout utilisateur interne (Contrôleur, Manager, ECS ou Administrateur)
Contrôleur
Le Contrôleur constitue le premier niveau d'utilisateur interne, chargé de l'exécution des contrôles financiers.
Caractéristiques principales :
- Rattaché à un ou plusieurs agences
- Visualise uniquement les dossiers de ses agences de rattachement
Droits sur les dossiers :
- Créer un dossier dans son agence de rattachement
- Exécuter les contrôles financiers
- Consulter et manipuler la comptabilité
- Importer le plan comptable et les fichiers FEC
- Gérer les états des contrôles :
- Passer un contrôle à l'état "FAIT" (sauf contrôles bloquants)
- Définir un contrôle comme "non-applicable" (sauf contrôles bloquants)
- Repasser un contrôle "fait" à l'état "en cours"
Gestion des utilisateurs :
- Créer des utilisateurs externes (Observateurs)
Manager
Le Manager supervise le travail des Contrôleurs et assure une validation intermédiaire des contrôles.
Inclut tous les droits du Contrôleur, plus :
Droits sur les dossiers :
- Passer un dossier à l'état "SUPERVISÉ" (sauf contrôles bloquants)
- Repasser un dossier supervisé à l'état "en cours" pour permettre des modifications
- Utiliser l'action CTA pour changer l'état de tous les contrôles d'un cycle en une seule opération
Gestion des utilisateurs :
- Consulter la liste des utilisateurs de son agence
- Gérer les agences de rattachement pour :
- Son propre profil
- Les profils des Contrôleurs
- Les profils des autres Managers
Expert-Comptable Signataire (ECS)
L'ECS assure la validation finale des contrôles avec une responsabilité légale.
Inclut tous les droits du Manager, plus :
Droits sur les dossiers :
- Passer un contrôle à l'état "Signé" (validation finale)
- Exclusivité pour modifier l'état d'un contrôle signé
Gestion des utilisateurs :
- Modifier les agences de rattachement pour :
- Les Contrôleurs
- Les Managers
- Les autres Experts-Comptables Signataires
Administrateur
L'Administrateur dispose de tous les droits système et gère la configuration globale de l'application.
Inclut tous les droits de l'ECS, plus :
Caractéristiques principales :
- Rattaché automatiquement à tous les agences
Gestion des utilisateurs :
- Créer de nouveaux profils utilisateurs
- Modifier le rôle d'un utilisateur existant
- Gérer les agences de rattachement pour tous les types d'utilisateurs
Recap des droits
| Droits | Observateur | Contrôleur | Manager | Expert-Comptable Signataire | Administrateur |
|---|---|---|---|---|---|
| Accès dossiers | |||||
| Visualiser les dossiers du agence de rattachement | ✓* | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Créer un dossier | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Opérations sur dossiers | |||||
| Consulter la comptabilité | ✓* | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Réaliser des contrôles | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Passer des écritures | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Importer plan comptable et FEC | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestion des états | |||||
| Passer un contrôle à "FAIT" | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Passer un contrôle à "non-applicable" | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Repasser un contrôle "fait" à "en cours" | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Passer un dossier à "SUPERVISÉ" | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Repasser un dossier supervisé à "en cours" | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Changer l'état de tous les contrôles d'un cycle (CTA) | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Passer un contrôle à "SIGNÉ" | ❌ | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ |
| Repasser un contrôle signé à un état antérieur | ❌ | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ |
| Gestion Notes perso | |||||
| Voir les notes | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ajouter/modifier/archiver/supprimer des notes | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestion des utilisateurs | |||||
| Créer des utilisateurs externes (Observateurs) | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Consulter la liste des utilisateurs de son agence | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifier son propre agence de rattachement | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifier les agences de rattachement des Contrôleurs | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifier les agences de rattachement des Managers | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifier les agences de rattachement des ECS | ❌ | ❌ | ❌ | ✓ | ✓ |
| Créer de nouveaux profils utilisateurs | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✓ |
| Modifier le rôle d'un utilisateur | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✓ |
*Pour les Observateurs, l'accès est limité aux dossiers spécifiquement attribués et aux cycles autorisés
Légende
- ✓ : Droit accordé
- ❌ : Droit non accordé
- ✓* : Droit accordé avec restrictions
Remarques importantes
- Les contrôles bloquants ne peuvent pas être passés à l'état "FAIT" ou "non-applicable" tant que les conditions requises ne sont pas remplies
- L'état d'un cycle dépend de l'état des contrôles qu'il contient
- Les profils utilisateurs peuvent être archivés mais pas supprimés définitivement