États des contrôles et workflow

Le système de workflow des contrôles suit une progression logique à travers six états distincts, chacun représentant une étape spécifique du processus de validation

 

Les états

1. Non applicable

• Définition: Le contrôle est jugé non pertinent pour ce dossier particulier
• Caractéristiques: Cet état est défini manuellement.
• Qui peut définir cet état: Contrôleur, Manager, ECS (sauf pour les contrôles bloquants)

2. Non fait

• Définition: État initial d'un contrôle qui doit être réalisé
• Caractéristiques: Aucune action n'a encore été entreprise sur ce contrôle
• Transition automatique: Un contrôle passe à cet état lors de la création d'un nouveau dossier

3. En cours

• Définition: Le contrôle est actuellement en phase d'exécution
• Caractéristiques: C'est un état qui est passé dès lors qu'on a opéré une action sur un contrôle. Des modifications peuvent être apportées à ce stade
• Qui peut définir cet état : C'est automatique
• Point clé: C'est l'état "pivot" auquel on doit revenir pour effectuer des modifications

4. Fait

• Définition: Le contrôle a été réalisé et validé par le Contrôleur
• Restrictions: Aucune modification n'est possible dans cet état sans revenir à "En cours"
• Qui peut définir cet état: Contrôleur, Manager, ECS

5. Supervisé

• Définition: Le contrôle a été vérifié et validé par un Manager
• Restrictions: Verrouillage des modifications
• Qui peut définir cet état: Manager, ECS uniquement
• Qui peut modifier cet état: Seuls un Manager ou un ECS peuvent repasser ce contrôle à "En cours"

6. Signé

• Définition: Le contrôle a reçu la validation finale avec responsabilité légale
• Restrictions: Verrouillage complet des modifications
• Qui peut définir cet état: ECS exclusivement
• Qui peut modifier cet état: Seul un ECS peut repasser ce contrôle à un état antérieur

Règles de Transition Entre États

Les transitions entre états suivent des règles strictes qui garantissent l'intégrité du processus de contrôle:

1. Progression normale:
   • Non fait → En cours → Fait → Supervisé → Signé
2. Régression pour modifications:
   • Fait → En cours (par Contrôleur, Manager ou ECS)
   • Supervisé → En cours (par Manager ou ECS uniquement)
   • Signé → État antérieur (par ECS uniquement)
3. Cas spécial "Non applicable":
   • Peut être défini depuis l'état "Non fait" ou "En cours"
   • Ne peut pas s'appliquer aux contrôles bloquants
4. Restrictions sur les contrôles bloquants:
   • Ne peuvent pas être passés à "Non applicable"
   • Doivent être complétés selon les exigences spécifiques avant de pouvoir passer à "Fait"

Impact sur l'État des Cycles

L'état d'un cycle est déterminé automatiquement en fonction de l'état de ses contrôles constitutifs:

• Un cycle est considéré "Non fait" si tous ses contrôles sont en état "Non fait" et/ou "Non applicable"
• Un cycle est considéré "En cours" si au moins un de ses contrôles est en état "En cours"
• Un cycle est considéré "Fait" si tous ses contrôles sont en état "Fait" ou "Non applicable"
• Un cycle est considéré "Supervisé" si tous ses contrôles sont en état "Supervisé" ou "Non applicable"
• Un cycle est considéré "Signé" si tous ses contrôles sont en état "Signé" ou "Non applicable"

Cette structure de progression des états permet un workflow contrôlé avec des points de validation clairement définis et une traçabilité complète du processus de contrôle financier.

 

Pour rappel :

Droits	Observateur	Contrôleur	Manager	Expert-Comptable Signataire	Administrateur
Gestion des états
Passer un contrôle à "FAIT"	❌	✓	✓	✓	✓
Passer un contrôle à "non-applicable"	❌	✓	✓	✓	✓
Repasser un contrôle "fait" à "en cours"	❌	✓	✓	✓	✓
Passer un dossier à "SUPERVISÉ"	❌	❌	✓	✓	✓
Repasser un dossier supervisé à "en cours"	❌	❌	✓	✓	✓
Changer l'état de tous les contrôles d'un cycle (CTA)	❌	❌	✓	✓	✓
Passer un contrôle à "SIGNÉ"	❌	❌	❌	✓	✓
Repasser un contrôle signé à un état antérieur	❌	❌	❌	✓	✓