Publication de documents

Ce document décrit les actions disponibles pour les administrateurs SDE22 : comment publier des documents, choisir les destinataires, et gérer les documents après publication.

Documents à gérer

Sur chaque catégorie, les administrateurs ont accès à un onglet "Documents à gérer". C'est depuis cet onglet qu'ils publient de nouveaux documents et suivent les publications existantes.

Exemple d'affichage :

Consultation	Titre	Date	Actions
🔵 20/40	Rapport annuel 2025	15/02/2026	Éditer · Archiver
🔵 35/40	Compte rendu janvier	10/01/2026	Éditer · Archiver
🟢 40/40	Délibération 2025-01	05/01/2026	Éditer · Archiver

La colonne "Consultation" indique en un coup d'œil combien de destinataires ont ouvert le document sur le total de ceux à qui il a été envoyé. Dans l'exemple ci-dessus, "20/40" signifie que 20 personnes sur 40 ont consulté le rapport annuel 2025. La couleur du badge évolue progressivement, du gris (0 %) vers le bleu (en cours) puis le vert (100 % consulté).

Un clic sur le titre d'un document ouvre sa page de détails avec les statistiques complètes.

Publier un document

Un bouton "Ajouter" permet de déposer un ou plusieurs fichiers. Deux modes sont disponibles selon le volume à publier.

Mode 1 - Déposer un seul document :

Étape 1 - Déposer le fichier

L'administrateur fait glisser son fichier dans la zone prévue (ou clique pour parcourir ses dossiers et le sélectionner).

Étape 2 - Compléter le formulaire :

Après le dépôt, un formulaire s'affiche avec les informations à renseigner

Titre du document

Le nom tel qu'il apparaîtra pour les destinataires. Il est pré-rempli avec le nom du fichier, mais peut être modifié librement.

Exemple : le fichier s'appelle "rapport-activite-2025.pdf" → la plateforme propose automatiquement "Rapport activité 2025" comme titre, que l'administrateur peut corriger.

Catégorie

La catégorie dans laquelle le document sera classé. Elle est pré-sélectionnée selon la catégorie depuis laquelle l'administrateur a cliqué sur "Ajouter", mais peut être changée.

Numéro SIRET détecté (automatique)

Les fichiers générés par le SDE22 peuvent contenir ce numéro intégré de façon invisible dans le fichier lui-même (comme une information cachée dans les propriétés du document).

Si la plateforme détecte ce numéro, elle l'affiche en lecture seule.

⏳ À valider — L'emplacement exact où est stocké le numéro SIRET dans vos fichiers PDF est à confirmer avec vos équipes. La plateforme doit savoir dans quel "champ caché" du fichier chercher ce numéro.

⏳ À valider — Un fichier peut-il contenir plusieurs SIRET dans ses métadonnées ? Par exemple, un document adressé à plusieurs communes à la fois porterait-il plusieurs numéros SIRET, ou produit-on systématiquement un fichier distinct par commune ?

Que se passe t-il si la détection du SIRET echoue ?

Si le SIRET est absent ou non reconnu, la publication est bloquée. La plateforme proposera à l'administrateur de télécharger une version corrigée du fichier (avec le SIRET correctement intégré dans les métadonnées), qu'il pourra ensuite déposer à nouveau.

Destinataires — Choix du mode de partage

C'est ici que l'administrateur choisit avec qui partager le document. Trois options sont disponibles :

- Option A : Automatique

La plateforme partage automatiquement le document avec tous les utilisateurs rattachés à la structure identifiée par le SIRET. C'est le mode le plus rapide : aucune manipulation supplémentaire n'est nécessaire.

Exemple : le SIRET 21227800180019 correspond à Saint-Brieuc. En choisissant ce mode, le document est envoyé à tous les agents et élus de Saint-Brieuc enregistrés sur la plateforme.

- Option B : Listes de diffusion

L'administrateur sélectionne une ou plusieurs listes de diffusion qu'il a constituées au préalable. Le document est partagé avec toutes les personnes présentes dans ces listes.

Exemple : sélectionner "Élus CS" et "Communes du pays de Saint-Brieuc" pour envoyer le document à deux groupes différents en une seule action.

Si une personne se trouve dans les deux listes, elle ne reçoit le document qu'une seule fois (pas de doublon).

- Option C : Destinataires spécifiques

L'administrateur recherche et sélectionne des personnes individuellement, en tapant leur nom. Cette option est utile pour des envois très ciblés à quelques personnes nommément désignées.

Étape 3 — Publier

Un clic sur "Publier" rend le document immédiatement visible pour tous les destinataires.

Mode 2 — Déposer plusieurs documents en une seule opération

Ce mode est conçu pour les envois en masse, par exemple lorsque le SDE22 envoie un rapport annuel à chacune des 347 communes du département. Plutôt que de déposer 347 fichiers un par un, l'administrateur peut les déposer tous en une seule fois.

Étape 1 - Sélectionner tous les fichiers

L'administrateur sélectionne plusieurs fichiers en même temps (glisser-déposer ou sélection multiple dans l'explorateur de fichiers).

Étape 2 - Vérifier le tableau récapitulatif

La plateforme analyse chaque fichier et affiche un tableau sous ce format :

Nom du fichier	SIRET détecté	Structure correspondante
rapport-stbrieuc.pdf	21227800180019	Saint-Brieuc	🗑️ Retirer
rapport-lamballe.pdf	21220930010013	Lamballe-Armor	🗑️ Retirer
rapport-dinan.pdf	21220500900014	Dinan Agglomération	🗑️ Retirer

Étape 3 - Choisir la catégorie et le mode de partage

Tous les documents du lot partagent les mêmes paramètres :

Une seule catégorie pour l'ensemble des fichiers (pré-sélectionnée, modifiable)
Un mode de partage commun

Chaque document est partagé avec la structure de son SIRET. Cela permet d'envoyer 347 rapports à 347 communes différentes en un seul clic.

Étape 4 - Publier

Un clic sur "Publier tout" crée autant de publications que de fichiers valides. Chaque publication est ensuite autonome et peut être modifiée individuellement.

✅ Décision validée — Tous les documents d'un envoi en masse partagent la même catégorie. Il n'est pas possible d'attribuer des catégories différentes pour chaque fichier lors d'un même envoi.

✅ Décision validée — Un fichier sans SIRET en mode automatique est bloqué et non publié. L'administrateur doit d'abord corriger le fichier (en ajoutant le numéro SIRET dans ses propriétés) avant de le déposer à nouveau.

Limites de capacité :

Nombre maximum de fichiers par envoi en masse : 400 documents simultanément
Taille maximum par fichier : 50 Mo
Taille maximum totale pour un envoi en masse : 1 Go
Formats acceptés : PDF, DOC, DOCX, ODT, XLS, XLSX, ODS, JPG, PNG

Modifier un document après publication

Un administrateur peut, à tout moment, modifier les informations d'un document déjà publié :

Changer le titre : utile pour corriger une coquille ou clarifier l'intitulé
Changer la catégorie : pour déplacer le document dans la bonne catégorie s'il a été mal classé
Modifier les destinataires : ajouter ou retirer des listes de diffusion

Attention, modifier les destinataires a des conséquences immédiates :

Ajouter une liste : Les personnes de cette liste obtiennent immédiatement accès au document
Retirer une liste : Les personnes de cette liste perdent immédiatement l'accès au document

✅ Décision validée — Retirer une liste d'un document entraîne la perte d'accès immédiate pour les personnes de cette liste. Ce comportement est cohérent avec la logique générale de la plateforme.

⏳ À valider — Le remplacement d'un fichier déjà publié est en cours de discussion. Deux comportements sont envisagés selon la nature du document :

Pour la plupart des documents (rapports, convocations, comptes rendus...) : pas de remplacement possible. Pour corriger une erreur ou publier une nouvelle version, l'administrateur supprime l'ancienne publication et en crée une nouvelle.

Pour le classeur des missions : ce document évolue régulièrement et nécessite un mécanisme de mise à jour en place. Le comportement exact est à définir.

Archivage et suppression d'un document

Deux actions sont disponibles selon la nature du document :

Archiver — le document est "rangé" : il disparaît de la vue des destinataires mais reste conservé dans la plateforme avec l'historique de consultation intact. Un administrateur peut le retrouver via un filtre "Afficher les archivés".

Supprimer définitivement — le document est effacé de la plateforme.

⏳ À valider — Quelles catégories de documents sont concernées par l'archivage, et lesquelles par la suppression définitive ? La répartition est à définir.