Suivi & statistiques

Pourquoi un système de suivi ?

L'un des objectifs principaux de l'application est de s'assurer que les documents importants ont bien été pris en connaissance par leurs destinataires. Envoyer un document ne garantit pas qu'il a été lu.

Le système de suivi permet à l'administrateur de savoir, pour chaque document :

Qui l'a ouvert
Qui l'a téléchargé
Qui ne l'a pas encore consulté
À quelle date et heure exactes un élu du conseil syndical a ouvert le document pour la première fois

Les trois statuts de consultation

Pour chaque document reçu par un destinataire, la plateforme enregistre l'un de ces trois statuts :

Statut	Ce que ça signifie
🔵 Non consulté	La personne n'a ni ouvert ni téléchargé le document depuis qu'il lui a été envoyé
⬇️ Téléchargé	La personne a téléchargé le fichier sur son appareil, mais n'a pas cliqué sur "Voir" dans l'interface
✅ Consulté	La personne a cliqué sur "Voir" et a ouvert le document dans son navigateur

Règle importante sur la priorité des statuts : Si une personne a à la fois cliqué sur "Voir" et téléchargé le document, son statut est "Consulté" (pas "Téléchargé"). La consultation directe dans l'interface est considérée comme plus fiable que le simple téléchargement (quelqu'un peut télécharger un fichier sans l'ouvrir).

✅ Décision validée : "Consulté" est prioritaire sur "Téléchargé". Un document ouvert ET téléchargé est compté comme "Consulté".

La date de première consultation

Dès qu'une personne clique pour la première fois sur "Voir" d'un document, la date et l'heure exactes sont enregistrées. Si elle ouvre le document à nouveau le lendemain, cette deuxième ouverture n'est pas enregistrée : seule la première ouverture compte.

Où cette date est-elle visible ?

Pour les élus du comité syndical : la date de première consultation est affichée dans le tableau des destinataires d'un document et dans la fiche personnelle de l'élu. Cela répond à une obligation réglementaire : il est important de pouvoir prouver qu'un élu a bien reçu et consulté une convocation avant une réunion.
Pour tous les autres profils : la date est enregistrée en arrière-plan mais n'est pas affichée dans l'interface.

✅ Décision validée — La date de première consultation est enregistrée pour tous les profils. Son affichage est limité aux élus CS dans l'interface.

Conservation des données de suivi

Les données de consultation (qui a lu quoi, quand) sont conservées pendant 12 mois après leur enregistrement, puis supprimées automatiquement. Cette durée est conforme à la réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD).

Les statistiques sur un document

Vue rapide depuis la liste des documents

Dans l'onglet "Documents à gérer", chaque document affiche un badge avec le ratio de consultation (20/40 par exemple). La couleur du badge change selon le taux, pour permettre à l'administrateur d'identifier d'un seul coup d'œil les documents peu consultés :

Taux de consultation	Couleur
0 % — personne n'a encore consulté	⚪ Gris
De 1 % à 99 % — consultation en cours	🔵 Bleu
100 % — tous les destinataires ont consulté	🟢 Vert

Vue détaillée depuis la fiche d'un document

En cliquant sur le titre d'un document, l'administrateur accède à sa page de détails avec :

Les statistiques globales :
- Taux de consultation : le pourcentage de destinataires ayant ouvert ou téléchargé le document, exprimé en fraction (30 personnes sur 40 par exemple, soit 75 %)
- Téléchargements : le nombre de destinataires distincts qui ont téléchargé le fichier. Il ne s'agit pas du nombre total de téléchargements (si quelqu'un télécharge 3 fois le même document, il compte pour 1, pas pour 3)
La liste complète des destinataires :

Statut	Nom	Rôle	Via quelle liste	Première consultation
✅ Consulté	Marie Martin	Agent commune	Communes 22
✅ Consulté	Pierre Durand	Élu CS	Comité syndical	15/02/2026 à 10h32
🔵 Non consulté	Sophie Blanc	Agent commune	Communes 22

Des filtres permettent de trier ce tableau : par statut (afficher uniquement les non-consultants), par rôle, ou par liste de diffusion.

Les statistiques sur une personne

Depuis la fiche d'un destinataire l'administrateur peut voir l'ensemble des documents envoyés à cette personne et l'état de leur consultation.

La relance automatique par e-mail

À quoi ça sert ?

La relance automatique permet de rappeler à un destinataire qu'un document l'attend, s'il ne l'a pas encore consulté après 7 jours. C'est un filet de sécurité pour les documents importants : si quelqu'un a raté l'e-mail de notification ou a oublié d'ouvrir la plateforme, il reçoit automatiquement un rappel.

Comment ça fonctionne :

7 jours après la publication d'un document, la plateforme vérifie automatiquement qui ne l'a pas encore consulté
Un e-mail de rappel est envoyé une seule fois à ces personnes
Si la personne consulte le document après avoir reçu le rappel, elle ne reçoit pas d'autre e-mail

Il n'y a pas de relance manuelle. Les administrateurs ne peuvent pas envoyer de rappels à la demande : seule la relance automatique à 7 jours est disponible.

✅ Décision validée — Une seule relance automatique à J+7. Pas de relance manuelle possible.

Activation et désactivation :

Cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée par un administrateur depuis les paramètres de la plateforme. Quand elle est désactivée, aucune relance n'est envoyée pour aucun document.

✅ Décision validée — L'activation/désactivation est un réglage global qui s'applique à tous les documents. Il n'est pas possible d'activer la relance pour certains documents et de la désactiver pour d'autres.

Pas de relance sur les anciens documents au lancement :

Au moment de la mise en service sur la plateforme,, des documents existants pourraient être importés depuis l'ancien système. La relance automatique ne s'appliquera pas à ces documents antérieurs au lancement.

Pourquoi ? Pour éviter que des centaines de personnes reçoivent un rappel pour des documents vieux de plusieurs mois le jour du lancement de la plateforme.

✅ Décision validée — Les documents existants avant le lancement de la plateforme, sont exclus de la relance automatique.

Contenu de l'e-mail de rappel

Objet : "Rappel : Nouveau document disponible — [Titre du document]"
Corps : Un lien direct vers le document sur la plateforme, avec une phrase d'invitation à le consulter
Expéditeur : SDE22

Quels documents sont concernés par la relance ?

La relance s'applique aux documents des catégories suivantes : convocations, rapports d'activité, comptes rendus.

⏳ À valider — Souhaitez-vous que la relance s'applique à toutes les catégories, ou uniquement à certaines ? La liste ci-dessus est une proposition à confirmer.