Contexte métier

Le projet OpenRevision s'inscrit dans le cadre des activités de FIC Expertise, un cabinet spécialisé dans l'expertise comptable dédié aux établissements éducatifs tels que les écoles, centres de formation et micro-crèches. Ces structures, bien qu'ayant des besoins spécifiques en matière de comptabilité et de contrôle financier, doivent également respecter des obligations légales strictes et garantir une gestion rigoureuse de leurs finances.

Problématique actuelle

Actuellement, les processus de contrôle financier s'appuient largement sur des fichiers Excel complexes. Bien que ces outils soient familiers et flexibles, ils présentent plusieurs limites :

• Manque d'automatisation : Les contrôles nécessitent des manipulations manuelles répétitives, augmentant le risque d'erreurs humaines.
• Collaboration limitée : La gestion des dossiers est peu fluide, notamment en ce qui concerne l'attribution des tâches et le suivi des validations.
• Traçabilité insuffisante : Les processus actuels ne permettent pas toujours un suivi clair et centralisé des actions effectuées sur un dossier.
• Intégration limitée avec les systèmes tiers : Les données comptables et les documents doivent souvent être importés ou exportés manuellement, ce qui ralentit les opérations.

Ces limitations freinent la productivité des équipes et compliquent la conformité réglementaire.

🎥 Une démo est dispo sur ce lien

Objectifs du projet

Un document de comparaison entre la version actuelle et l'avenir de OR est disponible ici (origine du besoin, remis en partie en cause depuis)

Le projet OpenRevision vise à moderniser et optimiser le processus de contrôle financier en développant une application métier dédiée. Cette solution doit permettre :

1. L’automatisation des contrôles financiers : Remplacer les fichiers Excel par une interface intuitive qui exécute automatiquement les vérifications nécessaires.
2. Une meilleure collaboration entre les rôles : Intégrer un flux de validation clair entre les différents intervenants (contrôleurs, managers, expert-comptable signataire).
3. Une intégration fluide avec des API tierces :
   • MyUnisoft pour importer automatiquement les données comptables.
   • Netexplorer pour gérer efficacement les documents au sein d’une GED (Gestion Électronique de Documents).
   • SPAO pour transmettre les données finales après validation.

Il est possible que ces API soient remis en cause.

1. Une traçabilité renforcée : Centraliser toutes les actions dans un système unique offrant une vue complète sur l’état d’avancement des dossiers.

Rôles clés dans le processus

L'application repose sur une organisation structurée autour de trois rôles principaux :

• Admin : Gère les utilisateurs et le paramétrage de base de l'application au besoin.
• Contrôleur : Réalise les cycles de contrôle sur les dossiers attribués et valide leur conformité.
• Manager : Supervise le travail des contrôleurs, attribue les dossiers et valide leurs conclusions avant transmission à l’expert-comptable.
• Expert-comptable signataire : Effectue la validation finale légale et assume la responsabilité juridique des contrôles réalisés.

Enjeux pour FIC Expertise

En adoptant cette nouvelle solution, FIC Expertise cherche à :

• Centraliser les actions autour des contrôles et de leurs expertise préalable aux conseil en un seul outils.
• Réduire les délais nécessaires à la réalisation des contrôles financiers.
• Améliorer la qualité et la fiabilité des audits grâce à l’automatisation.
• Renforcer sa compétitivité en proposant un service moderne et performant à ses clients.
• Garantir la conformité avec les normes comptables et réglementaires applicables aux établissements éducatifs.

Vision à long terme

OpenRevision ne se limite pas à une simple migration technologique. L’ambition est de créer une plateforme évolutive qui pourra intégrer à terme :

• Un chat interne pour faciliter la communication entre utilisateurs.
• Des fonctionnalités avancées d’échange de documents directement via l’application.
• Une architecture modulaire permettant d’ajouter facilement de nouvelles API ou extensions selon les besoins futurs.

En conclusion, OpenRevision représente une étape clé dans la transformation numérique de FIC Expertise, en alignant ses outils métiers sur les exigences modernes tout en conservant son expertise sectorielle unique.