FEC (Fichier d'écriture compatble)

Introduction au FEC

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un fichier normé par l'Ordre des Experts-Comptables, utilisé dans toute la France. Il est généré par tous les logiciels comptables et repose sur un exercice comptable (d'une durée maximale de 23 mois). Ce fichier, au format .txt, contient l'intégralité des écritures comptables d'une entreprise pour un exercice donné.Dans le cadre du projet OpenRevision, l’objectif est d’intégrer une gestion complète du FEC directement dans l’application, en remplaçant les traitements actuellement réalisés dans Sage. Cela inclut l’importation, la vérification, le traitement des données comptables et la gestion des comptes collectifs et du lettrage.

Problématiques liées au FEC

1. Performance : Les petits dossiers comptent environ 5 000 lignes dans le FEC, mais les plus volumineux peuvent atteindre plusieurs dizaines de milliers de lignes. Cela nécessite une gestion optimisée pour éviter les problèmes de performance lors de l'importation et du traitement en base de données.
2. Vérification des données : La somme des débits doit être strictement égale à la somme des crédits pour garantir l'intégrité du fichier.

   Si ce n’est pas le cas, l’importation doit être bloquée.

3. Gestion des comptes collectifs : Les comptes collectifs (par exemple, les comptes clients ou fournisseurs) nécessitent un regroupement spécifique et doivent être gérés de manière cohérente d’un exercice à l’autre.
4. Lettrage : Les écritures lettrées doivent s’équilibrer (somme débit = somme crédit). En cas de déséquilibre, une alerte doit être levée avec la possibilité de corriger manuellement.

Fonctionnalités à implémenter

1. Importation des données

• Plan comptable :
  • Importer une table spécifique pour chaque dossier contenant la liste des numéros de compte et leur libellé.
  • Vérifier que chaque numéro de compte est unique (erreur si un doublon est détecté).
  • Idem pour les journaux (dans le même fichier)
• FEC :
  • Importer le fichier pour un exercice donné.
  • Vérifier que la balance Crédit/Débit est égale avant d’enregistrer les données.
  • Associer les écritures importées au plan comptable correspondant.

2. Gestion des comptes collectifs

• Permettre à l’utilisateur de :
  • Sélectionner un compte et indiquer qu’il est "collectif".
  • Il devra définir une plage de comptes (exemple : 40400000001 à 404ZZZZZZZZZZZ) à regrouper sous un compte collectif principal (exemple : 40400000000).
• Contraintes :
  • Si un compte contient déjà des écritures, il ne peut pas être marqué comme collectif.
  • La gestion des comptes collectifs doit rester cohérente entre plusieurs exercices si le plan comptable n’a pas changé.
    • Si il a changé, le contrôleur devra réimporter un nouveau plan comptable

3. Vérification et calculs

• Vérification d’intégrité :
  • Contrôler que la somme des débits est égale à celle des crédits dans le FEC.
• Calculs dynamiques :
  • Calculer le solde d’un compte en temps réel comme étant la somme des écritures associées sur l'exercice (solde = débit – crédit).
• Gestion du lettrage :
  • Associer manuellement ou automatiquement (incrémentiel) des écritures pour les lettrer.
    • Le lettrage appliqué par notre app aura 3 lettres mais peut avoir un format différent à l'import
  • Lever une alerte si les écritures lettrées ne s’équilibrent pas et permettre une correction manuelle (ajout, suppression ou modification du lettrage).

4. Gestion des journaux

• Chaque journal doit inclure un code unique et un libellé descriptif.
• Possibilité d’ajouter ou de réinitialiser manuellement les journaux.
• Les journaux doivent être utilisés comme catégories pour organiser les écritures comptables.

5. Filtrage et affichage

• Ajouter des options de filtrage avancées pour rechercher rapidement parmi les comptes, les écritures ou les journaux.
• Afficher les informations suivantes pour chaque compte :
  • Solde total.
  • Mouvements détaillés (débits/crédits).

Processus global

1. Importation initiale :
   • Charger le plan comptable d’un dossier.
   • Importer le FEC correspondant à un exercice donné tout en vérifiant son intégrité.
2. Traitements :
   • Associer automatiquement les écritures aux comptes du plan comptable.
   • Identifier et gérer les comptes collectifs après importation du plan comptable.
3. Vérifications supplémentaires :
   • Contrôler que toutes les balances sont équilibrées (Crédit/Débit).
   • Identifier et signaler toute anomalie liée au lettrage ou aux regroupements collectifs.

Points spécifiques à prendre en compte

• Format du fichier FEC : Le fichier étant normé, il doit être lu correctement quel que soit le logiciel comptable utilisé pour sa génération.
  • Le séparateur peut être un ; ou une tabulation. Nous devons pouvoir gérer les 2 cas.
• Évolutivité : Prévoir une architecture capable de gérer efficacement de gros volumes de données sans compromettre la performance.
• Correction manuelle : L’utilisateur doit pouvoir ajouter ou modifier manuellement un compte ou un journal si nécessaire.

Conclusion

L’intégration complète du FEC dans Open Revision représente une avancée significative pour automatiser et centraliser la gestion comptable directement dans l’application. En prenant en charge l’importation, la vérification, le traitement des données ainsi que la gestion avancée des comptes collectifs et du lettrage, cette fonctionnalité permettra non seulement d’améliorer la productivité des collaborateurs mais aussi d’assurer une traçabilité accrue et une conformité stricte aux normes comptables françaises.